สิ่งสำคัญและจำเป็นในการบริหารจัดการระบบคลังสินค้านั้นก็คือความเป็นระเบียบเรียบร้อยของสินค้าที่จัดเก็บ หากต้องการนำสินค้าออกมาหรือเติมสินค้าเพิ่มเข้าไปก็สามารถทำได้ทันทีไม่ต้องเสียเวลาค้นหา รวมไปถึงการตรวจนับสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพที่ช่วยให้เมื่อรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าแล้วจะได้ทราบปริมาณและระยะเวลาในการจัดส่งได้ทันที นับเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการต้องจัดการเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่ไม่สามารถละเลยได้ในโลกของธุรกิจที่เต็มไปด้วยการแข่งขัน หากท่านก็เป็นคนหนึ่งที่ต้องประสบปัญหากับการนับสต๊อกสินค้าที่ไม่เคยตรงตามความเป็นจริงสักครั้ง ร้านไทยจราจรขอแนะนำวิธีการแก้ไขตามรายละเอียดต่อไปนี้
- นับสินค้าทันทีที่มีการเคลื่อนไหว เมื่อมีสินค้าแจ้งให้รับเข้ามายังคลังสินค้า เจ้าหน้าที่จะต้องตรวจนับความถูกต้องของสินค้านั้น ๆ ทันที เพื่อป้องกันการส่งสินค้าผิดพลาด อาจเป็นขนาดของสินค้าที่ไม่ตรงกับการสั่ง หรือปริมาณสินค้าที่ไม่ตรงตามจำนวนยอดสั่ง รวมไปถึงสินค้าที่มีโอกาสชำรุดหรือเสื่อมสภาพในระหว่างการขนส่ง ซึ่งรายละเอียดต่าง ๆ เหล่านี้ควรทำการตรวจสอบทันที เป็นการลดข้อผิดพลาดในระหว่างการทำงานได้ดี หรือหากมีกำหนดการในการส่งสินค้าออกไปจากคลังสินค้า ก็ควรมีการตรวจนับสินค้าก่อนจัดส่งออกไปให้ดี มีสินค้าชำรุดจนทำให้ยอดการจัดส่งไม่ครบถ้วนหรือไม่ ซึ่งในระหว่างที่มีการขนย้ายสินค้าต่าง ๆ นั้น ควรมีการควบคุมการสัญจรของรถขนส่งและพาหนะในการเคลื่อนย้ายสินค้าให้ดีอาจใช้ที่กั้นที่จอดรถมาควบคุมความเป็นระเบียบของเส้นทางการเดินรถของยานพาหนะต่าง ๆ เหล่านี้เพื่อความปลอดภัยและเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายกับสินค้า การตรวจรับทันทีจะทำให้ลงโอกาสการเกิดความผิดพลาดของปริมาณสินค้าที่จัดเก็บในคลังสินค้าลดลงไปได้มาก
- การตรวจสอบสินค้าในระหว่างที่จัดเก็บในคลังสินค้า นอกจากการตรวจสอบในระหว่างการเคลื่อนย้ายจะมีความสำคัญแล้ว การตรวจสอบปริมาณสินค้าในระหว่างการจัดเก็บก็มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน เพราะสินค้าอาจเกิดการชำรุดเสื่อมสภาพเนื่องมาจากขั้นตอนการจัดเก็บที่ไม่ได้มาตรฐาน หรืออาจถูกชนกระแทกในระหว่างที่รถขนย้ายกำลังเคลื่อนที่โดยไม่ตั้งใจได้ หรืออาจเกิดจากมิจฉาชีพที่เข้ามาโจรกรรมสินค้าที่จัดเก็บเอาไว้ได้เช่นกัน ดังนั้นจึงควรมีเจ้าหน้าที่คอยตรวจสอบปริมาณสินค้าที่จัดเก็บอยู่ในคลังสินค้าอย่างสม่ำเสมอเอาไว้ด้วย เป็นการตรวจสอบปริมาณสินค้าให้ตรงตามความเป็นจริงแบบอัพเดททุกครั้งที่มีการนำสินค้าเข้าหรือออก และเพื่อลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ควรนำยางกั้นล้อรถมาใช้เพื่อหยุดการเคลื่อนที่ของอุปกรณ์ขนย้ายที่เข้าใกล้สินค้ามากเกินไป ซึ่งจะไปลดอัตราการเกิดอุบัติเหตุที่จะก่อให้เกิดความเสียหายต่อสินค้าลงได้
- การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วย โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาให้หลากหลายและตอบสนองต่อการใช้งานเฉพาะด้านมากขึ้น ผู้ประกอบการจึงควรหาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เหมาะกับลักษณะสินค้ามาใช้งาน อาจเริ่มตั้งแต่การกำหนดหรือให้บาร์โค้ทในการบ่งชี้ประเภทและปริมาณสินค้าได้อย่างรวดเร็ว การกำหนดรหัสของชั้นวางสินค้าหรือพื้นที่จัดวางสินค้าเป็นส่วน ๆ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติการทราบได้ทันทีว่าสินค้าประเภทที่ต่าง ๆ ที่จัดเก็บเอาไว้นั้นอยู่ที่ใดบ้าง ช่วยให้ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบ โปรแกรมบางประเภทยังช่วยแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่คลังสินค้าทราบได้ทันทีว่าสินค้าใดใกล้หมดแล้ว หรือสินค้าใดไม่มีการเคลื่อนไหวมาเป็นเวลานานเกินไปแล้ว เพื่อให้ตรวจสอบว่ามีลักษณะที่เสื่อมสภาพหรือไม่ จำเป็นต้องกำจัดหรือทำลายออกนอกพื้นที่หรือไม่ เพื่อไม่ให้เกิดพื้นที่สูญเปล่าขึ้นมาภายในคลังสินค้า รวมไปถึงการปรับยอดสต๊อกทันทีที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้า ช่วยให้ยอดสต๊อกสินค้าตรงกับความเป็นจริงมากที่สุด
- การกำหนดวิธีในการจัดเรียงสินค้า การจัดเรียงสินค้าที่เป็นมาตรฐานจะช่วยให้เจ้าหน้าที่คลังสินค้าทราบได้ทันทีว่าสินค้าในช่องการจัดเก็บนั้น ๆ มีปริมาณเท่าใด ตัวอย่างเช่น การจัดเรียงกล่องบนชั้นวางจะต้องไม่เกิน 10 ชั้น เพื่อให้สินค้าปลอดภัยไม่เสียหายเนื่องจากน้ำหนักที่กดทับ แต่ในขณะเดียวกันก็จะช่วยให้ทราบว่าสินค้าที่วางเรียงกันทั้งหมด 10 ชั้นนั้นจะมีปริมาณเท่าใดบ้าง ช่วยให้การตรวจนับสินค้าที่จัดเก็บมีความรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งช่องสำหรับการจัดเก็บที่ชัดเจนนั้นอาจต้องอาศัยการให้สัญลักษณ์สังเกตที่ชัดเจนอย่างยูโรเทปมาปูพื้นที่จัดเก็บ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บให้เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
- การกำหนดผู้รับผิดชอบในการทำงาน การกำหนดผู้รับผิดชอบในการทำงานที่ชัดเจนจะช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน อันมักเป็นสาเหตุที่ทำให้ยอดสต๊อกไม่ถูกต้อง อย่างในกรณีตัดยอดสินค้าซ้ำกันที่ทำให้ยอดสินค้าน้อยกว่าความเป็นจริง หรือการขนย้ายสินค้าออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งในบางกรณีอาจเป็นการกระทำของมิจฉาชีพได้ เพราะเคลื่อนย้ายสินค้าออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมไปถึงมาตรการป้องกันผู้ไม่เกี่ยวข้องให้เข้ามายังพื้นที่คลังสินค้า หากใครต้องการขับรถเข้ามาจะต้องผ่านการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยโดยนำไม้กระดกอัตโนมัติมาใช้ควบคุมผู้ที่เข้า-ออกได้
การนับสต๊อกสินค้าที่ถูกต้องจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานได้ดี เป็นสิ่งที่ผู้บริหารคลังสินค้าทุกคนจะละเลยไม่ได้ และหากตรวจพบสินค้าหายโดยไม่ทราบสาเหตุ จำเป็นต้องหาสาเหตุให้พบเพื่อดำเนินการแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม การสูญหายที่เกิดขึ้นหากไม่จัดการแก้ไขทันทีก็จะกลายเป็นมูลค่าการสูญเสียที่ไม่อาจประเมินค่าได้ บางครั้งยังอาจก่อปัญหาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้อีกด้วย ร้านไทยจราจรจึงขอแนะนำผู้ประกอบการคลังสินค้าทุกคนให้ตรวจนับสต๊อกอย่างสม่ำเสมอและถี่ถ้วน
