แก้ปัญหา!! การบริหารมีคลังสินค้าหลายสาขา

ในปัจจุบันธุรกิจการค้าขายและจัดหาสินค้าได้เปลี่ยนแปลงจากอดีตไปมาก เพราะในอดีตหากลูกค้าสนใจสินค้าประเภทใดก็ตามก็ต้องออกไปซื้อหาตามร้านค้าหรือตัวแทนจำหน่ายก่อนนำสินค้ากลับมาบ้านด้วยตนเอง แต่ในปัจจุบันรูปแบบการซื้อขายได้เปลี่ยนเป็นการเลือกซื้อผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟนก่อนที่ทางร้านค้าจะนำมาจัดส่งให้ถึงที่บ้านของลูกค้า เกิดธุรกิจการจัดเก็บและจัดส่งสินค้าเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง การเพิ่มความรวดเร็วในการจัดส่งและปริมาณการจัดเก็บที่เพียงพอเป็นสิ่งสำคัญ และทำให้ผู้ประกอบการจำเป็นต้องเพิ่มสาขาของคลังสินค้าเพื่อนำมาใช้งานได้ ร้านไทยจราจรทราบดีว่าการเพิ่มสาขาคลังสินค้าจะทำให้การบริหารจัดการเป็นเรื่องยุ่งยากมากขึ้น อาจเกิดปัญหาในหลาย ๆ ด้านขึ้นมาพร้อม ๆ กันอย่างกรณีการตรวจนับสต๊อกผิดพลาดไปจนถึงการจัดส่งสินค้าล่าช้า จึงขอแนะนำวิธีการแก้ปัญหาต่าง ๆ ของการบริหารคลังสินค้าหลายสาขาที่จะมีปัญหาหลายลักษณะ ตามรายละเอียดต่อไปนี้

1.ปัญหาสินค้าสูญหาย การมีคลังสินค้าหลายสาขานั้นบางครั้งหากเกิดเหตุสินค้าสูญหายก็จะทำให้ยากต่อการติดตามว่าหายไปที่สาขาใด หรือหายในระหว่างการจัดเก็บหรือไม่ ดังนั้นเพื่อลดโอกาสผิดพลาดจากการปฏิบัติงานของพนักงานคลังสินค้าจนสินค้าสูญหาย จำเป็นต้องจัดทำระบบการคัดแยกสินค้าและชี้บ่งสาขาของคลังสินค้าให้ชัดเจน อาจใช้เลขรหัสสินค้าหรือบาร์โค้ดที่สามารถระบุทั้งชื่อสาขาและชื่อของสินค้าได้และติดที่สินค้าให้ชัดเจนเพื่อคัดแยกให้ทราบสาขาที่เป็นผู้รับผิดชอบสินค้านั้น ๆ อย่างชัดเจน หากตรวจสอบพบสินค้าส่งผิดสาขาจะได้ทำการว่าเป็นของสาขาใด หรือหากสูญหายจะได้ทราบสาขาที่รับผิดชอบเพื่อทำการติดตามต่อไป

2.ปัญหาส่งสินค้าล่าช้า การเพิ่มสาขาของคลังสินค้าโดยมากก็เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที ดังนั้นหากแบ่งหลายสาขาแล้วยังไม่สามารถส่งมอบได้ตรงตามเวลาที่กำหนดก็ย่อมทำให้เกิดปัญหากับลูกค้าได้ ซึ่งปัญหาดังกล่าวแก้ไขตั้งแต่การจัดวางสินค้าที่ง่ายต่อการตรวจนับ จัดเก็บ และนำสินค้าออกไปจากคลังสินค้าได้ การกันพื้นที่ในคลังสินค้าให้ชัดเจนและเห็นได้ชัดอาจนำเทปสะท้อนแสงมาติดตั้ง อาจแบ่งสีของเทปเพื่อระบุถึงสาขาที่ต้องการจัดส่ง หรือประเภทสินค้าที่ทำการจัดเก็บเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและนำส่งสินค้าได้รวดเร็วทันเวลาได้ดี

3.ปัญหาสินค้าขาดสต๊อก ในกรณีที่คลังสินค้ามีเพียงสาขาเดียว การควบคุมปริมาณคงเหลือในสต๊อกจะง่ายกว่าในกรณีที่มีหลายสาขามาก เพราะต้องทำการตรวจสอบสินค้าที่จัดเก็บในแต่ละสาขาพร้อม ๆ กัน ซึ่งปัญหาในลักษณะดังกล่าวสามารถแก้ไขได้ด้วยการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุม โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ดีจะสามารถจำแนกยอดคงเหลือของแต่ละสาขาให้ผู้ควบคุมทราบได้ทันที บางโปรแกรมอาจมีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติหากปริมาณอยู่ในระดับที่เสี่ยงต่อการจัดส่งที่ไม่เพียงพอ ช่วยแก้ไขปัญหาสินค้าขาดสต๊อกจนไม่สามารถจัดส่งได้ตามความต้องการของลูกค้า

4.ปัญหาการติดต่อประสานงาน การมีหลายสาขาทำให้การติดต่อประสานงานมีความสำคัญเป็นอย่างมาก อาจใช้วิธีกำหนดวันเข้าร่วมประชุมเพื่อสรุปยอดสินค้าอย่างน้อยเดือนละ 1 – 2 ครั้ง เพื่อสรุปผลการดำเนินการในแต่ละรอบเดือน หากพบปัญหาหรือข้อผิดพลาดประการใดก็จะสามารถดำเนินการแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำได้อย่างเหมาะสม นอกจากการสื่อสารระหว่างแต่ละสาขาแล้วยังจำเป็นต้องมีการสื่อสารภายในของแต่ละสาขาด้วย ซึ่งอุปกรณ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มศักยภาพในการติดต่อประสานงาน อย่างการนำวิทยุสื่อสารมาใช้เพื่อให้สามารถพูดคุยพร้อม ๆ กันได้หลาย ๆ คน และยังสามารถติดต่อได้ทันทีอีกด้วย

5.ปัญหาการจัดการด้านความปลอดภัย ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองความปลอดภัยของแรงงาน กำหนดให้ผู้ประกอบการจะต้องดูแลและอำนวยความสะดวกให้กับลูกจ้าง และจะต้องมีเจ้าหน้าที่ดูแลความปลอดภัยให้กับลูกจ้างด้วย แต่ในกรณีที่มีหลายสาขาก็อาจทำให้การดูแลของเจ้าหน้าที่ดูแลความปลอดภัยโดยเฉพาะไม่มีความทั่วถึง ซึ่งปัญหาดังกล่าวสามารถแก้ไขได้ด้วยการให้หัวหน้างานดูแลรับผิดชอบในแต่ละสาขาแทนไปก่อน หัวหน้างานควรเตรียมอุปกรณ์เพื่อความปลอดภัยอย่างเสื้อสะท้อนแสงมาให้พนักงานสวมใส่เพื่อเพิ่มการมองเห็นลดอัตราการเกิดอุบัติเหตุ การนำไซเรนมือหมุนมาใช้เพื่อเตือนภัยให้กับพนักงานในกรณีที่เกิดเหตุไฟไหม้ หรือสถานการณ์ฉุกเฉินได้

6.ปัญหาการควบคุมค่าใช้จ่าย เป็นที่แน่นอนว่าเมื่อมีคลังสินค้าหลายสาขา ก็ย่อมส่งผลต่อค่าใช้จ่ายที่เพิ่มสูงขึ้น ทั้งค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างอาคารจัดเก็บสินค้า ค่าใช้จ่ายในการจัดจ้างแรงงาน และค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อเครื่องมือเครื่องจักรมาใช้งาน ก่อนการขยายสาขาผู้ประกอบการจึงควรคำนึงถึงต้นทุนต่าง ๆ เหล่านี้ให้ดี โอกาสการคุ้มทุนที่จะเกิดขึ้นเมื่อเพิ่มสาขาของคลังสินค้าเป็นอย่างไร เพราะการมีสาขาเดียวอาจมีเพียงค่าพลังงานเชื้อเพลิงที่มากกว่าเพียงอย่างเดียวแต่การมีคลังสินค้าหลายสาขาย่อมมีต้นทุนด้านอื่นตามมา หรืออาจควบคุมการใช้งานโดยนำระบบบริหารคลังสินค้ามาใช้เพื่อลดค่าใช้จ่ายให้เหลือน้อยที่สุดทดแทน

ธุรกิจด้านคลังสินค้าถือเป็นธุรกิจที่มีอัตราการเติบโตที่ดีและต่อเนื่อง เพราะตอบสนองต่อรูปแบบการใช้ชีวิตของผู้คนในปัจจุบันมากขึ้น แต่ด้วยอัตราการแข่งขันที่เพิ่มสูงมากขึ้นทุกวัน ผู้ประกอบการควรพิจารณารายละเอียดต้นทุนและวิธีการทำงานต่าง ๆ ให้ถี่ถ้วนก่อนขยายสาขาหรือเพิ่มทุนในการดำเนินธุรกิจ ร้านไทยจราจรเชื่อว่าหากมีวิธีในการบริหารจัดการคลังสินค้าที่ดีย่อมช่วยให้โอกาสทางธุรกิจของผู้ประกอบการมีอัตราการเติบโตที่ดีได้อย่างแน่นอน