ฝ่ายจัดซื้อเป็นแผนกที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบสูงเนื่องจากต้องประสานงานทางกับบุคลากรในองค์กรตนเองและบริษัทที่จะเข้ามาเป็นคู่ค้าทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องใช้ในสำนักงาน วัตถุดิบเพื่อการใช้ทำอุตสาหกรรม ตลอดจนสินค้าต่าง ๆ ที่เป็นวัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบ และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัท โดยในบทความนี้ ร้านไทยจราจร จึงได้รวบรวมบทบาทหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อที่จะต้องรับผิดชอบในองค์กรใหญ่ มาฝากกันไว้ที่นี่ ดังนี้
- ฝ่ายจัดซื้อที่มีหน้าที่ในการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อหรือ
purchase requisition หรือใบ PR ซึ่งจะเป็นเอกสารที่ทางฝ่ายจัดซื้อนั้นจะต้องเพื่อเสนอกับเจ้านายของตัวเองเช่น ประธานบริษัท หัวหน้าแผนกจัดซื้อ เพื่อทำให้อนุมัติงบประมาณที่เพียงพอสำหรับการจัดการซื้อของสินค้านั้นได้ เช่น การปรับปรุงลานจอดรถของห้างสรรพสินค้า ต้องซื้อ กรวยจราจร รุ่นใหม่ที่มีแถบสะท้อนแสงและสีสันที่หลากหลายเพื่อแยกตามโซนการจอดรถ เช่น Lady zone , VIP zone เป็นต้น
- การศึกษาสถานการณ์ของตลาด
ว่าสินค้าที่จะซื้อนั้น มีบริษัทใดที่จัดจำหน่ายอยู่บ้าง ตัวอย่างเช่น ต้องการสั่งซื้อ หมุดถนน เพื่อไปติดตั้งเสริมสร้างความสว่างลดปัญหาอุบัติเหตุบนถนนทางหลวง ก็ควรศึกษาว่าปัจจุบันมี หมุดถนน รุ่นใหม่ที่ใช้พลังงานระบบโซล่าเซลล์ สามารถเก็บชาร์จแบตเตอรี่ได้ และให้พลังงานแสงสว่างได้ยาวนาน ทั้งมีอายุการใช้งานสูงพร้อมกับรับประกันหลายปี เพื่อนำมาพิจารณาเลือกซื้อเพื่อให้ได้ประโยชน์ที่คุ้มค่ามากกว่าสินค้ารุ่นดั้งเดิม
- เปรียบเทียบคุณภาพของสินค้าในท้องตลาด
ก่อนที่จะตกลงสั่งซื้อจากบริษัทใดบริษัทหนึ่ง อย่าง กรณีของ หมุดถนน ก็ควรดูที่รายละเอียดของหมุด ไม่ใช่การดูเพียงแค่รูปลักษณ์ภายนอก หรือราคาที่ถูกกว่า เพราะอาจได้สินค้าก็อปปี้ หรือไม่มีลิขสิทธิ์ที่ถูกต้อง ซึ่งจะมีผลต่ออายุการใช้งานและการรับประกันสินค้าได้ และที่สำคัญคือ เพื่อให้การใช้จ่ายเงินงบประมาณมีความคุ้มค่าที่สุด
- ฝ่ายจัดซื้อต้องทำหน้าที่ประสาน
ให้ผู้จัดจำหน่ายสินค้าหรือผู้นำเข้าสินค้านั้น ทำใบเสนอราคาหรือว่า Request for quotation มาให้กับทางบริษัทที่จะจัดซื้อ เพื่อที่จะมีการนำเอกสารนั้นไปใช้ในการเข้าประชุมและลงมติอย่างเป็นทางการเพื่ออนุมัติการสั่งซื้อสินค้านั้น
- เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้ใบเสนอราคาจากผู้ขายสินค้าหรือผู้นำเข้าสินค้าจากต่างประเทศแล้ว
ต้องนำมารวบรวมและตรวจสอบให้ครบถ้วน โดยเฉพาะเรื่องของคุณสมบัติของสินค้าแต่ละรุ่น ทั้งด้าน มาตรฐานการผลิต ความปลอดภัยในการใช้งานความคุ้มค่า ความทนทานในการใช้งานได้ยาวนาน รวมถึงเงื่อนไขด้านบริการหลังการขาย กรณีที่สินค้ามีปัญหาหรือต้องมีการซ่อมบำรุงเป็นระยะ ๆ
- เมื่อข้อมูลต่าง ๆ ครบถ้วน
คณะกรรมการที่มีหน้าที่ลงนามในเอกสารการจัดซื้อ ซึ่งหมายถึงเป็นการอนุมัติ ซึ่งในขั้นตอนนี้ก็จะมีการคำนวณราคาของสิ่งที่จะซื้อให้ถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง โดยจะมีการระดมความคิดว่า จำนวนที่ต้องจัดซื้อนั้นได้วิเคราะห์อย่างถูกต้องและสินค้าที่สั่งมาก็ไม่เหลือไม่ขาดจนมากเกินไป จนเป็นการทำให้เงินงบประมาณของโปรเจคนั้น ๆ ต้องจมอยู่กับสินค้าที่ไม่ได้ใช้
ทั้งนี้ อาจอาศัยดูจากประวัติการจัดซื้อในอดีตที่ผ่านมา ว่าสิ่งของนั้น ๆ มีการซื้อตามไตรมาสหรือว่าตามรอบปีงบประมาณ เพื่อไม่ให้เกิดการสต๊อกสินค้าที่มากเกินไป ตัวอย่างเช่น การจะสั่งซื้ออุปกรณ์จราจร แผงกั้นจราจร สำหรับใช้ในลานจอดรถของห้างสรรพสินค้า ก็ควรจะวิเคราะห์ว่า ควรมีกี่ชิ้นสำหรับพื้นที่ลานจอดรถ โดยดูจากความจำเป็นและการเผื่อการกั้นพื้นที่ในสถานการณ์เฉพาะต่าง ๆ
- เมื่ออนุมัติเสร็จแล้วก็จะเปิดใบ
po หรือ purchase order เพื่อสั่งซื้อของกับบริษผู้ผลิตหรือนำเข้าสินค้านั้น ๆ ต่อไป หรือมีความหมายว่าให้เริ่มดำเนินการจัดซื้อได้ ซึ่งฝ่ายจัดซื้อต้องทำหน้าที่ประสานกับบริษัทจำหน่ายหรือนำเข้าสินค้าอย่างต่อเนื่อง จนกว่าจะได้สินค้าครบทั้งจำนวนและสเปคตามที่ระบุในเอกสาร
- การติดตามผลให้มีการจัดส่งสินค้าต่าง ๆ
ตามสัญญาเป็นสิ่งจำเป็นมาก เพราะว่าถ้าเกิดมีการส่งสินค้าล่าช้า ก็จะมีผลกระทบต่อภาพรวมของธุรกิจหรือโครงการในระยะสืบเนื่องต่อไป ซึ่งหากทำไม่ได้ตามสัญญา ก็อาจจะมีการเสียค่าปรับได้ ดังนั้น ฝ่ายจัดซื้อจะไม่ได้มีหน้าที่หยุดอยู่แค่เพียงการสั่งซื้อเท่านั้น แต่ยังตามมาถึงการติดตามให้ได้สินค้าถูกต้อง ครบถ้วน สภาพดี จนสิ้นสุดกระบวนการ
- ต้องมีการวิเคราะห์รายงานการรับรองของ
เมื่อสินค้ามีการมาส่ง โดยจะต้องมีการทำหนังสือรายงานให้แก่ระดับหัวหน้าต่อไป ว่ามีการรับรองตรวจสอบแล้วว่า สินค้านั้นตรงสเปคและมีจำนวนที่ถูกต้องตามที่ระบุไว้ในเอกสารจริง และเพื่อเป็นการยืนยันว่าไม่มีการทุจริต และมีผู้รับผิดชอบหากมีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้นตามมา
- มีการวิเคราะห์แล้วก็ตรวจสอบใบกำกับสินค้า
หรือ Invoice ของผู้ขายหรือนำเข้าสินค้านั้น โดยใบ Invoice นั้น ต้องมีรายละเอียดที่ถูกต้องทุกอย่าง ตั้งแต่รหัสสินค้า รหัสผู้ซื้อขาย เลขใบกำกับภาษี จำนวนเงิน วิธีการจ่ายเงิน วันที่จ่ายเงิน ฯลฯ เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเบิกจ่ายเงินได้อย่างไม่มีปัญหา โดยการจ่ายเงินจะมีทั้งระบบเป็นเงินสดและระบบของเครดิต ที่จะมีอัตราส่วนลดและโปรโมชั่นแตกต่างกันไป โดยระบุตั้งแต่ในขั้นตอนการเจรจาทำใบเสนอราคาแล้ว
จะเห็นได้ว่าหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อนั้นมีอยู่หลากหลาย ต้องอาศัยความละเอียดและทำงานอย่างรัดกุม เพื่อให้ได้ของที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม คุ้มค่ากับเงินงบประมาณของบริษัทที่ต้องจ่าย ซึ่ง ร้านไทยจราจร มีการจำหน่ายสินค้าที่เกี่ยวกับความปลอดภัยในการจราจรหลายชนิด โดยผู้ที่สนใจสามารถศึกษาข้อมูลได้ที่ www.trafficthai.com
Block "content-bottom" not found
Block "catalog-trafficfence" not found
